Administrativa spojená se zaměstnáváním pracovníků patří dlouhodobě mezi největší zátěž českých zaměstnavatelů. Firmy dnes pravidelně odesílají obdobné údaje několika různým institucím, často v odlišných formátech a termínech. Připravovaný systém jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) má tento proces výrazně zjednodušit a sjednotit.
JMHZ představuje nový způsob elektronické komunikace mezi zaměstnavateli a státní správou. Místo vyplňování řady samostatných formulářů budou zaměstnavatelé pravidelně předávat údaje prostřednictvím jednoho elektronického hlášení.
Záměrem je odstranit duplicity při předávání dat a zefektivnit jejich sdílení mezi jednotlivými úřady. Informace zaslané jednou budou následně dostupné oprávněným institucím, aniž by je zaměstnavatel musel opakovaně poskytovat.
Současný systém zahrnuje řadu pravidelných hlášení směrem k různým státním institucím. Po zavedení JMHZ by měla značná část těchto povinností odpadnout.
Jedno měsíční podání bude sloužit jako zdroj dat například pro:
Cílem není pouze snížení administrativy, ale také omezení chyb vznikajících při opakovaném zadávání stejných údajů.
Zaměstnavatel bude každý měsíc odesílat jedno elektronické hlášení obsahující informace o zaměstnancích, pracovních poměrech i dalších zákonem stanovených údajích.
Po odeslání budou data automaticky rozdělena jednotlivým úřadům podle jejich kompetencí. Odpadne tak nutnost sledovat několik různých formulářů a termínů.
Digitalizace zároveň umožní rychlejší zpracování údajů a efektivnější komunikaci mezi státní správou a zaměstnavateli.
Největším přínosem má být úspora času při plnění zákonných povinností.
Mezi očekávané výhody patří zejména:
Významné zjednodušení ocení především společnosti s větším počtem zaměstnanců nebo organizace využívající externí mzdové účetnictví.
Přestože hlavním cílem reformy je administrativní zjednodušení, zaměstnavatelé budou muset věnovat větší pozornost správnosti vykazovaných údajů.
Protože budou informace využívány více institucemi současně, může mít chyba v jednom hlášení dopad na několik úřadů najednou. Kvalitní evidence zaměstnanců a správně nastavené mzdové systémy proto budou důležitější než kdy dříve.
Firmám se vyplatí začít s přípravou ještě před spuštěním systému.
Doporučuje se zejména:
Včasná příprava může výrazně usnadnit přechod na nový způsob vykazování.
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů představuje jednu z největších změn v oblasti mzdové administrativy za poslední roky. Smyslem nové úpravy je nahradit množství samostatných formulářů jediným elektronickým podáním, které bude stát sdílet mezi jednotlivými institucemi. Pokud se podaří naplnit očekávání zákonodárců, firmy získají jednodušší administrativu, méně duplicit a efektivnější komunikaci s veřejnou správou.
